Aide-mémoire des présidents et des secrétaires

Le manuel de procédure 2016 est un document complet qui rassemble les documents essentiels nécessaires à la vie du Rotary International.
Il est mis à jour tous les 4 ans à partir des suggestions du Conseil de Législation du Rotary.
ce document peut être téléchargé par le lien figurant dans l'encart.
La partie I "Mener à bien la mission du Rotary" comporte un seul paragraphe : "Principes directeurs".
La partie II "Documents clés" est organisée en 5 paragraphes :
  • Statuts du Rotary International.
  • Règlement intérieur du Rotary International.
  • Statuts types du Rotary club.
  • Règlement intérieur recommandé au Rotary club
  • Règlement intérieur de la Fondation Rotary

Pour en savoir plus :


En France, afin de se doter de façon simple de la capacité juridique qui lui est nécessaire pour son fonctionnement, et notamment pour ses actions, le Rotary Club opte pour la forme associative, telle qu'elle est régie par la loi de 1901.

Pour en savoir plus :



Dans son message consacré à la Citation présidentielle de son année, le Pdt K.R.RAVIDRAN prone l'utilisation du ROTARY CENTRAL en ces termes :
"le Rotary a amélioré les outils de collecte et d'analyse des données, et notre performance peut aujourd'hui être mesurée et évaluée à tous les niveaux du Rotary.
Grâce à ces outils en ligne, les clubs et les gouverneurs n'ont plus de formulaires et de rapports à envoyer. Au lieu de cela les accomplissements des clubs seront validés en fonction des informations qu'ils communiqueront dans la base de données du Rotary International"

Mais comment utiliser -concrétement- ce service ?

Le site www.rotary.org s'est transformé en 2014, séparant nettement les pages publiques -qui présentent notamment le Rotary à ceux qui ne le connaissent pas assez- des pages réservées aux rotariens.
Nous n'avons, certes, rien à cacher, mais certaines informations : données personnelles des membres, statistiques internes des clubs, procédures spécifiques, gagnent à être séparées des pages publiques, pour simplifier notre communication.

C'est dans cet esprit que les membres peuvent se connecter à la partie du site baptisée "Mon Rotary", et dans celle-ci, outre de nombreuses informations ou services qui leur sont offerts, ils peuvent accéder au Rotary Club Central puis y «voir les objectifs ».

Les informations qui y sont disponibles sont accessibles -en consultation- à tous les membres du club, et peuvent être actualisées par les dirigeants de club actuels, entrants et sortants (président, secrétaire, trésorier, responsables Fondation et Effectif et secrétaire de direction).

Le lien ci-contre permet de consulter et/ou de télécharger en fichier PDF la présentation qui en était faite en atelier lors de l'Assemblée de District 2015.


Consulter/télécharger :
Guide d'utilisation de Rotary central

Besoin d'aide ?

Attention : Il s'agit bien du site du RI (www.rotary.org). Sur le site du District 1660 -vous y êtes!- la totalité des pages sont accessibles par tous, sans aucun code d'accès !
Le Rotary a adopté une charte graphique, publiée en août 2013.
Sa lecture est d'autant plus intéressante que c'est la première fois que le Rotary décide d'adopter une charte universelle dans un domaine où chaque pays a ses propres traditions et où les clubs ont toujours bénéficié de la plus grande liberté (seule la roue était normalisée).

Aujourd'hui la normalisation inclue les polices : Frutiger pour les titres, Sentinel pour les textes. Ces polices n'étant pas incorporées dans Windows, elles peuvent être remplacées par Georgia, Arial Narrow, ou Open Sans Condensed. Elles sont également téléchargeables gratuitement sur internet, via Google, mais certains sites font payer leur gratuité par des virus ou autres SPAMS commerciaux dont il faut savoir se protéger. Méfiance donc ! Georgia est une très bonne solution de remplacement.

Elle précise de même nos couleurs, dont les 4 couleurs insitutionnelles à privilégier : l'or, bleu Azur, bleu Ciel et bleu Royal.(cliquez sur l'image pour l'agrandir et visualiser les codes hexa)

Enfin, elle fournit tous les renseignements nécessaires quant à l'usage de la roue rotarienne, notre "sceau d'excellence" .

Outre la charte graphique, téléchargeable ci-contre, le site du RI met à notre disposition plusieurs outils, sur la page "BRAND CENTER " accessible dans l'espace-membres "Mon Rotary".
Y sont notamment accessibles, sous la rubrique "parler du Rotary" les documents suivants:
  • Marque du Rotary – Réponses à vos questions
  • La charte graphique
  • Communications - Recommandations
  • La charte graphique en un coup d’œil
  • Mise en pratique par les Rotariens
  • Guide pratique pour sites de club
  • Charte graphique - Programmes pour jeunes décideurs
Ces documents et outils étant en espace-membres il ne nous est pas possible de vous fournir ici de lien direct. Si vous n'arrivez pas à vous connecter, n'hésitez pas à nous contacter.
Et sous la rubrique "logos", un outil permet de concevoir un logo de club ou de District dans le respect strict de la charte.
Il est également possible d'y télécharger les logos du thème de l'année, de la Fondation, du Rotary dans de nombreuses versions, en complément des liens ci-contre
Le rôle du trésorier est particulièrement important et nous rappellerons ici quelques aspects de sa mission :
  • Vous êtes garants de la pérennité financière du club,
  • Vous vous assurez que les comptes du club sont clairs, transparents et maîtrisés,
  • Les clubs doivent respecter la règlementation française en matière de tenue des comptes : conservation des documents, livre d’écritures (y.c. feuille excel), Le manuel du trésorier du club (pdf) est à disposition des clubs (220-FR). Ne pas hésiter à demander conseil en cas de difficulté,
  • Le trésorier a un rôle d’alerte, s’il anticipe que le budget ne pourra pas être respecté (recettes insuffisantes, dépenses supérieures aux estimations) afin que des mesures correctives soient étudiées,
  • Collaborer avec le trésorier sortant durant ses derniers mois vous permettra de mieux connaître votre rôle et la situation du club.
  • Récupérez le détail des comptes des années précédentes, qui seront votre base de travail,
  • Consultez les dirigeants entrants pour connaître leurs options (effectifs, actions prévues…),
  • Vous pourrez alors déterminer les recettes et les dépenses qui doivent être divisées en deux parties :
    • fonctionnement
    • actions
  • il peut s’avérer utile de disposer d’une réserve de secours pour couvrir certaines dépenses inattendues, Cf. l’annexe 2 du manuel du trésorier qui comporte une feuille de travail pour vous aider dans la préparation de votre budget.
  • Le budget définitif doit être approuvé par le comité du Club.
Consulter-télécharger des modéles.
  • Le trésorier s’assure de tenir une comptabilité précise des entrées et des sorties. Toute transaction doit être inscrite au livre de comptes et un reçu délivré aux membres en cas de paiement de cotisations ou de don.
  • En cas de dépassement inévitable du budget, l’accord du comité de club doit être obtenu.
  • Un logiciel de comptabilité peut permettre d’automatiser certaines tâches. Demandez au trésorier sortant si un tel logiciel est utilisé. Si vous en choisissez un nouveau, assurez-vous de bien le maîtriser et qu’il corresponde aux besoins du club.
  • Les pratiques comptables courantes exigent une séparation entre les fonds de fonctionnement du club et ceux destinés aux actions afin que le produit des collectes de fonds soit utilisé uniquement en soutien des actions.
  • La création de comptes spécifiques pour chaque action peut aussi être envisagée.
Consulter-télécharger des modéles.
Le trésorier doit veiller à l'encaissement des cotisations : un retard anormal cache, soit un problème personnel, soit une envie de quitter le club : il ne pourra que s'aggraver si aucune solution n'est rapidement trouvée !

Paiements :
Les cotisations du RI, du District sont établies deux fois par an; elles sont calculées sur l'effectif déclaré au 1er janvier et 1er juillet. L'abonnement au Rotarien est payable le 20 juin,pour l'année.
  • Vous présentez régulièrement les états financiers du club, en les comparant au budget de l’année.
  • Il est souhaitable d’effectuer des révisions budgétaires en cours d’année, en prenant en compte les derniers éléments connus.
  • En tant que trésorier, vous êtes responsable de la bonne tenue des comptes. Il est important que les comptes rendus de réunions de club et du comité incluent le solde des comptes et les dépenses correspondant à l’activité financière. Conservez tous les dossiers à présenter en cas de contrôle sur l’utilisation des fonds du club. Informez-vous des exigences légales en matière de conservation des documents.
  • Le relevé bancaire doit être systématiquement pointé !
  • Le solde bancaire fait partie des informations à joindre aux états financiers, avec les placements financiers,
  • Solde comptable = solde bancaire – dépenses non débitées + recettes non créditées en banque,.
  • Contrôle : solde de début d’année + résultat de l’exercice = solde de fin d’année.
Nb : si vous avez une comptabilité en partie double et que vous enregistrez des provisions ou des amortissements, vous devez retraiter les résultats de ces écritures comptables sans flux bancaires pour faire les contrôles. Dans ce cas, vous devez présenter, en plus des réserves, les immobilisations nettes et les provisions (présentation d’un bilan).
  • La Fondation Rotary est financée exclusivement par les contributions volontaires des Rotariens et des amis de la Fondation,
  • En tant que trésorier, votre rôle consistera à transmettre les contributions à la Fondation et à aider à obtenir des subventions et à les gérer,
  • Pour plus de détails sur la Fondation, contactez la commission Fondation du club ou du district,
  • Les contributions à la Fondation sont entièrement séparées des cotisations à payer au Rotary International. Ces contributions individuelles ou de club peuvent être effectuées par virements (mode de paiement préféré), cartes de crédit, mandats poste, chèques ou chèques de voyages payables à l’ordre de The Rotary Foundation, et non à celui du Rotary International. Tout versement doit être accompagné du nom de celui qui verse (club ou donateur individuel) et de l’affectation de cette somme (Polio+, Fonds annuel, etc…).
  • Des contrôles financiers assurent le bon fonctionnement du club, garantissent une gestion professionnelle des fonds et vous protègent vous, ainsi que votre club, contre les allégations de malversation,
  • L’adoption de procédures standard simplifiera votre tâche lors des opérations courantes,
  • Vous pouvez envisager la mise en place des contrôles financiers suivants :
    • Avant de présenter un rapport financier, l’envoyer par e-mail au comité pour vérification,
    • Inclure une séance de questions réponses lors de votre présentation au comité mensuel,
    • Demander au président du club d’ouvrir et de consulter tous les relevés de banque avant de vous les remettre,
    • Vérifier les relevés de banque mensuels et rapprocher les transactions aux documents du club,
    • Exiger plusieurs signatures pour l’émission de chèques ou les retraits de fonds,
    • Modifier la liste des personnes disposant de la signature à chaque changement de dirigeants,
    • Partager les tâches financières. Attribuer des tâches différentes à plusieurs dirigeants de club (réconciliation des relevés de banque, tenue du livre de comptes, signature des chèques, remises en banque et retraits),
  • Dès que celui-ci est connu, il est important de vous réunir avec votre successeur afin de vous assurer qu’il est prêt à prendre ses fonctions au 1er juillet,
  • Passez en revue avec lui les procédures en matière de tenue des comptes et de soumission des rapports, apportez-lui vos conseils sur le budget et la gestion des fonds du club. Si possible, autorisez-le à vous aider dans vos responsabilités courantes,
  • À la fin de l’année rotarienne, après la dernière réunion de juin, vous remettrez à votre successeur tous les fonds, les documents comptables et autres documents.

Pour en savoir plus :

Lorsque les clubs font appel à la générosité du public pour des manifestations ils sont parfois confrontés à une demande de possibilité de déduction fiscale par les donateurs

Le FONDS de DOTATION D1660, répondant aux règles fiscales françaises, permet de répondre à cette demande.

  • En établissant et adressant leur don à ce fonds, les particuliers bénéficient donc d'une déduction d'impôt de 66% de leur don (dans la limite de 20% de leur revenu imposable)
  • les entreprises bénéficient de même d'un crédit d'impôt de 60% de leur don (dans la limite de ‰ de leur chiffre d’affaire HT), ce qui est plus favorable que sa comptabilisation en frais généraux
Il s'agit là naturellement de don par des mécènes, c'est à dire d'un versement d'argent sans contrepartie.

Procédure à suivre:

  • Faire valider l'opération par le spécialiste des levées de fonds du district.
  • Les dons sont envoyés au District (40 Bd Emile Augier Paris 75016): chèque établi à l’ordre du "FONDS ROTARY 1660" accompagnés d’un récapitulatif précisant pour chaque donateur nom, adresse et montant du don selon les modèles téléchargeables
  • Le FONDS de DOTATION D1660 peut ainsi émettre les imprimés CERFA au profit des donateurs
Comment faire intervenir le Fonds de dotation ?

  • Les dons sont enregistrés dans la comptabilité analytique du FONDS de DOTATION D1660
  • Le club pourra suggérer des actions d’intérêt général au FONDS de DOTATION D1660 qui après examen et validation assurera le règlement au bénéficiaire prévu (après s'être assuré de l'éligibilité du bénéficiaire selon les critères légaux et l’objet du fonds : action humanitaire, sociale ou éducative)
  • Un chèque établi au nom du bénéficiaire est envoyé par le FONDS de DOTATION D1660 au club afin que celui-ci le remette en son nom au bénéficiaire.
Remarque: le FONDS de DOTATION D1660 prélève 4% sur les dons pour assurer la couverture de ses frais de fonctionnement.

Le donateur recevra un Cerfa de 100% de son don et les bénéficiaires recevront 96% des sommes reçues par le fonds.

Pour en savoir plus :

Pour faire valider une opération par le Fonds :

Structure financière et caritative du Rotary International, elle est juridiquement distincte du RI, mais travaille étroitement avec lui, avec le même secrétaire général aux commandes. Ses finances sont alimentées par les DONS des rotariens et des non rotariens.
Elle effectue deux types d’INTERVENTIONS:
  • directes, avec l’exemple emblématique de Polio+
  • indirectes: subventions des actions des clubs>

Comment effectuer des dons

La pratique la plus courante par les clubs consiste à verser annuellement leur don pour compte de leurs membres, en retenant les montants suivants : 100 $/membre pour le Fonds annuel et 30$/membre pour le Fonds Polio+
Ce don annuel peut être effectué lors de la visite du gouverneur ou à tout autre moment, par chèque ou virement
Si la trésorerie du club le permet, ne pas attendre la réalisation d’une manifestation en faveur de la Fondation pour effectuer son don.
NB Les Rotariens sont également invités faire des dons à titre individuels, s’ils souhaitent manifester leur attachement à la Fondation (lien)

Comment monter des dossiers abondés par la Fondation

Première étape : faire certifier le club.Pour cela :
  • recevoir une formation ad hoc sur le fonctionnement de la Fondation (en assistant à un atelier organisé par le district ou en recevant un membre de l’équipe Fondation)
  • signer un protocole annuel engageant le club (lien)
  • ouvrir un sous-compte dédié du club auprès de sa banque qui enregistrera les opérations : pour une subvention mondiale : «  Fondation, club de … » et pour une subvention de district : « Subvention District 1660, club de … »
Pour tout renseignement : Patrick Herrmann

Deuxième étape : monter un dossier
  • Pour une subvention mondiale (coefficient multiplicateur de 2,5) :
    • s’informer d’abord sur les modalités sur le site du RI (lien)
    • prendre ensuite contact avec Jean Daloglou pour se faire guider précisément
    délais : au fil de l'eau ...
  • Pour une subvention de district (coefficient multiplicateur de 1,5)
    • s’informer d’abord sur les modalités sur le site du RI (lien)
    • prendre ensuite contact avec Pierre Tissier pour se faire guider précisément
    délais: 31 octobre 2015
  • Pour une bourse mondiale ou une bourse locale (coefficients multiplicateurs 2,5 et 1,5)
    • s’informer d’abord sur les modalités sur le site du RI (lien)
    • prendre ensuite contact avec Françoise Durand pour se faire guider précisément
    délais: les mêmes que pour actions mondiales/locales
  • Pour une bourse Centre Rotary pour la Paix (financement intégral par la Fondation)
    • s’informer d’abord sur les modalités sur le site du RI (lien)
    • prendre ensuite contact avec Gérard Morel pour se faire guider précisément
    délais : 31 mars 2016 (pour le candidat) et 30 juin 2016 (pour le club) pour année universitaire 2017/2018

Pour en savoir plus :

Téléchargez le taux du dollar rotarien
(vos identifiant et code d'accès à MyRotary doivent être enregistrés sur votre ordinateur)
District 1660 40 boulevard Emile Augier 75116 Paris tél 01 45 03 26 20
secretariat@rotary1660.org