a) Calendrier

Attention, les échanges se concrétisent à partir de juin, mais c'est dès le mois d'octobre précédent que se montent les dossiers, donc dès octobre 2008 pour les échanges de l’été 2009. En effet, et cela est très important, les dossiers de candidatures à ces échanges doivent être déposés complets au plus tard fin décembre 2008 pour les garçons et fin janvier/début février 2009 pour les filles.

Plus tôt un dossier de candidature est déposé, plus grandes sont en fait les chances d’obtenir un échange, car les demandes de jeunes français souhaitant partir à l’étranger excèdent les demandes de jeunes étrangers de venir en France. Le décalage est très important, en particulier en ce qui concerne les garçons, car les familles étrangères sont surtout demandeuses d’échanges avec des filles. La règle « premier arrivé, premier servi » s’applique donc avec d’autant plus de rigueur vis-à-vis d’eux.

b) Démarches à entreprendre et modalités

Elles sont identiques pour les Echanges familiaux d’été et pour les Echanges Nouvelles générations, quand bien même les jeunes concernés par ce dernier type d’échanges sont majeurs.

b.1) Un jeune qui souhaite partir doit être parrainé par un Rotary club, donc rencontrer ses responsables, lesquels apprécient ses aptitudes à vivre un échange. Pour obtenir les coordonnées de clubs susceptibles de le parrainer, le(la) jeune doit contacter le responsable des Echanges familiaux d’été à l’échelle du District rotarien (voir rubrique Responsable des échanges).

b.2) Dès que le parrainage est accordé dans son principe, le candidat doit se rendre sur le site Internet avec le Centre Rotarien de la Jeunesse (CRJ) à www.crjfr.org

b.2.1) sur la partie Echanges familiaux d’été du site, qui vaut aussi en l’occurrence pour les Echanges Nouvelles générations, il lui est demandé de compléter en ligne une fiche de préinscription, en indiquant notamment, par ordre de préférences, trois pays dans lesquels il souhaite se rendre.

Attention, l’accès à la fiche de préinscription est conditionné à l’enregistrement initial d’une photo d’identité numérique répondant aux normes indiquées sur le site.

b.2.2) une fois complétée, la fiche de préinscription est électroniquement transformée en un dossier composé de plusieurs parties que le (la) candidat(e) imprime et qu’il (elle) signe et fait signer par sa famille et par son Rotary club parrain. Ensuite, le dossier est signé par le responsable des Echanges d’été au District, puis il est envoyé au CRJ.

b.3) Le CRJ se préoccupe, avec le concours de ses correspondants dans les autres pays, de trouver une demande d’échange venant de l’étranger qui cadre avec les souhaits du (de la) candidat(e).

Le CRJ souligne que les premiers dépositaires de dossiers ont davantage de chances de voir leur demande aboutir à un échange. En outre,il recommande, sauf impératifs particuliers, de ne pas être trop précis dans le dossier sur les dates et la région souhaitées, ainsi que sur les passe-temps du "partenaire". Il précise par ailleurs qu’il sera peut-être amené à proposer un(e) jeune d’une race différente de celle du (de la) candidat(e), végétarien(ne), de famille monoparentale ou élevé(e) par ses grands-parents, oncle et tante...

b.4) Quand le CRJ transmet une proposition d’échange au candidat et à sa famille, ceux-ci disposent d’un délai de 5 jours pour lui faire connaître leur acceptation, faute de quoi la proposition est immédiatement communiquée à une autre famille française.

b.5) Après acceptation de la proposition, il revient aux deux familles elles-mêmes de se mettre en relation et d’organiser l’échange (dates, transports etc.)

3) Frais et charges

Les voyages aller/retour des enfants sont à la charge des familles.

Idem des coûts d’assurance (maladie, rapatriement, responsabilité civile...), de l’argent de poche des enfants, des coûts de pension des jeunes qui sont accueilli(e)s.

Au titre de règlement des frais de dossier, il est demandé de joindre au dossier de candidature un chèque à l'ordre du CRJ d’un montant de 90 € pour les échanges avec un autre pays d’Europe ou de 130 € pour les échanges avec d’autres pays. Si la candidature ne débouche pas sur un échange, cette somme sera remboursée en fin d'année rotarienne sur demande écrite, à condition que le CRJ n’ait proposé aucune famille d'accueil.